Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 1 — Modtageren

Næste kapitel →

Skal du sende mailen?

Før du sender en e-mail, bør du først overveje om den overhovedet skal sendes afsted til at begynde med. Er det du vil kommunikere vigtigt for modtageren, eller kan det måske skabe en værdi for personen? Hvis ikke, skal du genoverveje om din e-mail bør sendes. Mange mennesker sidder i dag med en indbakke, der konstant bliver fyldt op. Det betyder at de hver dag skal bruge enormt meget spildtid, på at læse sig igennem overflødige og irrelevante informationer. Hav derfor respekt for din modtagers tid, når du sender en e-mail. Skriv kun e-mails til dem du er sikker på har brug for den information du sender ud, eller til de konkrete personer som du faktisk ønsker feedback fra. Overvej også, om du bør bruge CC i din korrespondence. Hvis du ikke har et ønske om svar, hvorfor sender du så mailen? Er det virkelig nødvendigt at henvende dig til andre end din primære modtager?

Tip: Er du i tvivl kan du spørge om din modtager ønsker at modtage flere e-mails med information om det gældende emne i fremtiden, eller om de egentlig helst vil være fri.

Sæt modtageren i centrum

I en verden hvor vi konstant bliver udsat for nye informationer og indtryk, og hvor kampen for vores opmærksomhed er enorm, sorterer vi hurtigt i, hvad der er relevant, og hvad vi vil bruge vores tid på. Alle mennesker vil gerne føle sig hørt og set, og når vi gør det, reagerer vi ofte også mere positivt over for den nye information vi møder. Det er derfor vigtigt at du har din modtager i centrum når du kommunikerer på skrift. Det resulterer generelt i en bedre kommunikation, hvis du formår at vise, at du har sat dig ind i hvem din modtager er, hvad deres situation er, og hvad du specifikt gerne vil have ud af kommunikationen. Jo mere du ved om din modtager og det overordnede formål med jeres kommunikation, des bedre! Overvej blandt andet om du skriver til en enkeltperson eller en gruppe, hvorfor du skriver til netop denne person, hvordan emnet relaterer til modtageren og hvad du specifikt ønsker at modtageren skal foretage sig.

Tip: Sæt dig ind i hvem din modtager er, og forsøg at målrette din kommunikation efter den enkelte person.

Hvad er relationen?

Overvej hvem I som virksomhed, eller du i din position, gerne vil være - og lad dette blive afspejlet i din kommunikation. Hvordan skal du fremstå, hvordan er din relation til din modtager, og hvordan skal dette afspejles i din tekst? Hvis du gerne vil opretholde en høflig distance til din modtager fordi du vurderer, at det er mest hensigtsmæssigt i forhold til jeres relation, skal din korrespondence også gerne reflektere dette. Det kan eksempelvis komme til udtryk i den måde du starter din mail på. Er tonen formel eller uformel? Skal der står "Hej" eller "Kære", og skal du bruge fornavn eller fulde navn? Det kommer selvfølgelig an på din relation til modtageren. Har I skrevet sammen tidligere, så gå gerne efter den samme tone som den din modtager skriver i. Det samme gælder selvfølgelig i den afsluttende hilsen. At udelade hilsner, eller at vælge et “Til” eller “Fra” som indledende eller afsluttende bemærkning kan dog virke meget upersonligt, og afstandstagende.

Tip: Det er fint at vælge at være formel i sine hilsner, men husk altid på, at din modtager også er en virkelig person.

Næste kapitel

Videre