Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 2 — Hold fokus

Næste kapitel →

Emnefeltet

Det kan være svært at holde styr på sin indbakke, hvis man får mange e-mails. Særligt mails med vage eller uspecifikke emnefelter, kan derfor godt falde lidt i baggrunden eller blive ignoreret helt. Giv din modtager bedst mulige vilkår for at orientere sig i jeres mailkorrespondence og beholde overblikket, ved at være fokuseret og specifik i emnefeltet. Ideelt set skal din modtager kunne gætte sig til mailens indhold, ved blot at læse emnefeltet.

Fokuser på det du gerne vil opnå ved at sende din mail. Er den til orientering, en forespøgsel eller ønsker du modtagerens input til noget?

Eksempler kan være:

  • “Orientering ang. XX”.
  • “Forespørgsel ang. udgifter til XX”.
  • “Ønsker dine inputs på XX”.

Kom hurtigt til sagen

Dette punkt trækker tilbage til idéen om modtageren i centrum. Drop ideen om en klassisk opbygget tekst, med problemstilling, der langsomt bliver indkredset og undersøgt, og en masse rammer der sættes op, før hovedpointen bringes på banen. Når modtageren er i centrum, er det vigtigt at de hurtigst muligt bliver introduceret til det du ønsker de skal vide, eller tage stilling til. Det kan være en fordel at tænke på nyhedstrekanten, når du kommunikerer. Den er designet til at fange modtagerens opmærksomhed, og sætte dem hurtigt og effektivt ind i det de bør vide. Det vil altså sige at du bør lægge ud med konklusionen, eller essensen af det du vil frem til, eksempelvis:

“Du har fået bevilliget de penge du har søgt om”, eller “Jeg ønsker at høre din mening om gårsdagens beslutning”.

Baggrunden for din e-mail, samt alle de supplerende detaljer kan du altid informere om herefter, men husk at formulere dig klart og præcist, og udelade alt, der ikke er umiddelbart vigtigt for det du vil frem til.

Prøv GoEdit lige nu!

Tilmeld dig for at lave din første ordre på platformen for at gøre dine tekster perfekte

Tilmeld

Vær konkret og kortfattet

Jo mere konkret du formår at være omkring det du ønsker af din modtager, jo bedre. Det gør din e-mail mere overskuelig at læse og forholde sig til, og det sparrer dig selv for at bruge tid på unødvendige detaljer og forklaringer. Det er ikke ønskeligt, at din modtager skal være i tivl eller gætte på hvad du ønsker af dem. Formuler derfor tydeligt hvad dit motiv for at skrive er. Sørg så vidt muligt for at det er nemt at gå til, og at der ikke er plads til misforståelser. Eksempelvis:

“Jeg ønsker dit input til XX i forhold til de beslutninger om XX, der blev taget på mødet d. XX.XX”.

Brug din og din modtagers tid fornuftigt. Der er ingen grund til at din e-mail skal indeholde andet, end det vigtigste, som du vil have din modtager til at gøre eller tænke over. Lange forklaringer og uddybninger kan din modtager spørge efter, hvis de finder det nødvendigt. Din e-mails indhold bør matche din emnetekst, og du bør så vidt muligt forsøge at holde dig til ét formål pr. mail. Der bør ikke være nogen tvivl om hvad der præcist spørges om.

Du kan gøre det så nemt som muligt for din modtager, ved kort at optegne rammen for din e-mail, så de ikke er i tvivl om hvad du henvender dig i forhold til. Gå aldrig ud fra at modtageren kan huske alle detaljer af jeres sidste korrespondence eller møde. Oprids i stedet konteksten med få ord, eksempelvis:

“Som du ved, har vi jo netop afholdt møde i XX, og derfor sender jeg som aftalt et kort referat af de vigtigste beslutninger fra mødet.”

Næste kapitel

Videre