Download e-bogen

Vi sender e-bogen i PDF-format direkte til din email. Rigtig god læselyst!
Vi har straks sendt en email afsted til dig :-)
Noget gik galt. Prøv venligst igen.

Guide | E-bog - 7 tips til bedre e-mails

Kapitel 2: Hold fokus

Næste kapitel →

Emnefeltet

Det kan være svært at holde styr på sin indbakke, hvis man får mange e-mails. Særligt mails med vage eller uspecifikke emnefelter kan derfor godt falde lidt i baggrunden eller blive ignoreret helt. Giv din modtager de bedst mulige vilkår for at orientere sig i jeres mailkorrespondance og beholde overblikket ved at være fokuseret og specifik i emnefeltet. Ideelt set skal din modtager kunne gætte sig til mailens indhold ved blot at læse emnefeltet.

Fokusér på det, du gerne vil opnå ved at sende din mail. Er den til orientering, en forespørgsel, eller ønsker du modtagerens input til noget?

Eksempler kan være:

  • "Orientering ang. XX"
  • "Forespørgsel ang. udgifter til XX"
  • "Ønsker dine input ang. XX"

Kom hurtigt til sagen

Dette punkt trækker tilbage til idéen om modtageren i centrum. Drop idéen om en klassisk opbygget tekst med en problemstilling, der langsomt bliver indkredset og undersøgt, og en masse rammer, der sættes op, før hovedpointen bringes på banen. Når modtageren er i centrum, er det vigtigt, at denne hurtigst muligt bliver introduceret til det, du ønsker, vedkommende skal vide eller tage stilling til. Det kan være en fordel at tænke på nyhedstrekanten, når du kommunikerer. Den er designet til at fange modtagernes opmærksomhed og sætte dem hurtigt og effektivt ind i det, de bør vide. Det vil altså sige, at du bør lægge ud med konklusionen eller essensen af det, du vil frem til. Eksempelvis:

"Du har fået bevilget de penge, du har søgt om", eller "Jeg ønsker at høre din mening om gårsdagens beslutning".

Baggrunden for din e-mail samt alle de supplerende detaljer kan du altid informere om herefter, men husk at formulere dig klart og præcist og udelade alt, der ikke er umiddelbart vigtigt for det, du vil frem til.

Prøv GoEdit!

Korrekturlæsning
Omskrivning
Tekstforfatning
Oversættelse

Kom godt i gang og bestil din første opgave inden for få minutter. Vi kvitterer med 20% i rabat på din første ordre – lige gyldig hvor stor, den er.

Start nu

Vær konkret og kortfattet

Jo mere konkret du formår at være omkring det, du ønsker af din modtager, jo bedre. Det gør din e-mail mere overskuelig at læse og forholde sig til, og det sparer dig selv for at bruge tid på unødvendige detaljer og forklaringer. Det er ikke ønskeligt, at din modtager skal være i tvivl eller gætte sig til, hvad du ønsker. Formulér derfor tydeligt, hvad dit motiv for at skrive er. Sørg så vidt muligt for, at det er nemt at gå til, og at der ikke er plads til misforståelser. Eksempelvis:

"Jeg ønsker dit input til XX i forhold til de beslutninger om XX, der blev taget på mødet d. XX.XX".

Brug din og din modtagers tid fornuftigt. Der er ingen grund til, at din e-mail skal indeholde andet end det vigtigste, som du vil have din modtager til at gøre eller tænke over. Lange forklaringer og uddybninger kan din modtager spørge efter, hvis han/hun finder det nødvendigt. Din e-mails indhold bør matche din emnetekst, og du bør så vidt muligt forsøge at holde dig til ét formål pr. mail. Der bør ikke være nogen tvivl om, hvad der præcist spørges om.

Du kan gøre det så nemt som muligt for din modtager ved kort at optegne rammen for din e-mail, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad du henvender dig i forhold til. Gå aldrig ud fra, at modtageren kan huske alle detaljer af jeres sidste korrespondance eller møde. Oprids i stedet konteksten med få ord. Eksempelvis:

"Som du ved, har vi jo netop afholdt møde i XX, og derfor sender jeg som aftalt et kort referat af de vigtigste beslutninger fra mødet."

Næste kapitel

Videre