Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 3 — Tone og sprog

Næste kapitel →

Skriftlig vs. verbal kommunikation

Som nævnt tidligere, er det vigtigt at være bevidst om, at modtageren er en person, ligesom dig selv, som tolker, reflekterer og analyserer det indhold de modtager. Hvordan modtageren opfanger det du siger til dem, bliver særligt vigtigt når der er tale om skriftlig kommunikation. Her kan tonefald, ansigtsudtryk og gestik ikke understrege meninger og betydninger. Der er dermed større fare for, at dét du siger kan blive misforstået eller overfortolket. Hvis du eksempelvis går efter en formel tone i din mail, og indleder den med “Til Jens Hansen”, er der en vis risiko for at modtageren kommer til at føle, at du tager afstand til dem. 

Hvis du vælger slet ikke at addressere modtageren, og bare går direkte til sagen, eller starter med et simpelt “Hej”, kan det virke upersonligt og fremmedgjort. Som tidligere nævnt er det altid rart at føle sig set og hørt, så forsøg at lade det være en gennemgående faktor i din mail, at du ser og anderkender modtageren. Beder du dem om en tjeneste, eller giver dem en opgave, er det en god idé at vise, at du sætter pris på den arbejdsindsats dette vil kræve af din modtager.

Et eksempel på en situation hvor du skal tænke over, hvordan du henvender dig til din modtager, er når du bruger ordet “tak”. Det er et godt ord at bruge, fordi det netop er venligt og anderkendende, men det er også vigtigt, at bruge det rigtigt.

Hvis du fx skriver:

“Jeg ønsker dine inputs til XX, tak”, kan det virke stik imod hensigten, og opfattes som om du i stedet “rykker” for den andens input, eller er utilfreds med, at den anden endnu ikke har givet sine inputs til kende. Skriv i stedet: “Jeg takker på forhånd mange gange for dine inputs til XX”.

Hellere lidt for venlig, end lidt for kontant

Fordi skriftsprog som sagt nemmere kan misforstås, end når man kommunikerer ansigt til ansigt, er det en god idé at være lidt ekstra venlig. Vær ikke bange for at være for hjertelig eller overstrømmende - det er rarere at få sådan en mail tilsendt end én, der er kort for hovedet eller upersonlig.

Det er nemmere for din modtager at læse din mail, svare behjælpeligt, eller udføre den opgave du beder dem om, hvis du holder en god og positiv tone. Brug gerne superlativer, vær ikke bange for at sige hvad du kan lide ved modtagerens arbejde, eller hvilke af deres arbejdsmæssige styrker, der leder dig til at tro at de kan være behjælpelige med netop dette.

Vær ikke bange for at bruge smiley’er. Med mindre det er et officielt dokument, der skal kommunikeres ud til omverdenen, er det ikke uprofessionelt - og det hjælper med at holde din korrespondence let og behagelig.

Tænk desuden over ikke at skrive noget udelukkende i versaler eller minuskler. Ord eller sætninger skrevet i versaler, kan hurtigt tolkes som om du “råber” af din modtager, mens en mail skrevet udelukkende i minuskler kan virke lidt sjusket eller useriøs.

Du og jeg, fremfor man

Nogle mennesker synes at en tekst, for at være formel eller professionel, skal være skrevet i 3. person. Dette virker dog ofte blot distancerende, frem for generelt omfavnende. Der er ikke noget galt i at bruge ord som “dig” og “mig”, når du kommunikerer med andre mennesker, tværtimod er dette endnu en diskret måde at anderkende din modtager som person på. De fleste reagerer anderledes på en besked skrevet “direkte” til dem selv, end hvis beskeden er skrevet til et vagt defineret fællesskab.

Det er altid et plus at din modtager kan identificere sig med det du skriver, det gør det både nemmere at forholde sig til, og giver en anden ansvarsfølelse i forhold til eventuelle opgaver du stiller dem, eller inputs du beder om.

Som eksempel kan denne sætning gøres bedre:

“Ledelsen har et ønske om at medarbejderne melder tilbage på denne mail, med eventuelle inputs de måtte have til XX, inden næste møde d. XX, tak.”

Ved at omformulere den til nedenstående, kan den blive langt mere nærværende og menneskelig:

“Dit input omkring XX er vigtigt for os i ledelsen, så vi bedre kan tage dine pointer med i overvejelserne ift. dagsordenen for mødet d. XX. Jeg ville derfor sætte pris på at du besvarer denne mail, med eventuelle inputs du måtte have inden da. På forhånd tak.”

Den nederste sætning er venligere og mere tilgængeligt formuleret, uden at være uformel eller uprofessionel, og medarbejderen vil have en fornemmelse af, at netop det som de kan byde ind med, er vigtigt for dig, og virksomheden.

Næste kapitel

Videre