Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 4 — Vær tydelig

Næste kapitel →

Drop komplicerede fremmedord

En fejl, der ofte begås når man skal kommunikere noget ud, især i en professionel eller officiel sammenhæng, er overdrevent brug af fremmedord, og unødvendigt snørklede sætninger. Det er et benspænd, fremfor en hjælp til din modtager, at skulle navigere rundt i komplicerede begreber. Du gør din modtager en tjeneste, ved at skære ind til kernen, og gøre det klart og tydeligt hvad du taler om. Dette er ikke ensbetydende med, at du kommer til at lyde mindre professionel eller mindre intelligent. Tværtimod viser det at du kan kommunikere svært stof på en måde, så andre forstår det.

Hvis du eksempelvis gerne vil have et input fra din modtager, omkring den måde man taler sammen på jeres arbejdsplads, er det en del lettere for dem at forholde sig til din forespørgsel, hvis den er formuleret:

“Jeg vil gerne høre dine tanker om den interne kommunikation på arbejdspladsen, især i forhold til den daglige jargon medarbejderne imellem.”

Frem for:

“Jeg efterstræber, at høre din kontemplation om det interne, verbale, og skriftlige kommunikationsmønster på arbejdspladsen, med særlig fokus på den måde medarbejdernes interne vokabularier.”

Et højt lixtal er ikke lig med en høj kommunikativ kvalitet! Tværtimod kan lange snørklede ord og sætninger somme tider virke som om de dækker over, at afsenderen ikke selv ved hvad de taler om. God kommunikation handler i bund og grund om at formulere sig så forståeligt og klart som muligt.

Vær sikker på dit budskab

Somme tider kan en unødvendigt langt eller snørklet tekst komme til at virke vag eller usikker. I værste fald mister du hele din pointe i en strøm af ord. Hvis du er sikker på din pointe, og gerne vil have den igennem, så lad den træde frem, i stedet for at “pakke den ind”. Det kan samtidig også være en ulempe, hvis du er bange for at lave en fejl, og derfor forsøger at helgardere dig, ved fx. at skrive “jeg tror” eller “jeg mener”, hver gang du vil fremsætte en pointe. 

Det er vigtigere at virke selvsikker, konsekvent og tydelig, end det er altid at have hundrede procent ret. Selvfølgelig gælder dette ikke i situationer, hvor fakta er det pointen står og falder med. Er det du skal kommunikere ud, eksempelvis hvor mange kg. træ dit tømrefirma har eksporteret den seneste måned, nytter det selvfølgelig ikke noget at skrive nedenstående, hvis du ikke er sikker på, at dette er det korrekte tal:

“Sidste måned eksporterede Træ AS 40.000 kg træ”

Men ved du at det var så meget træ der blev eksporteret, er der derimod ingen grund til at formulere fakta som gætværk, fordi du forsøger at gøre dine sætninger mere “spiselige” for modtageren. Hvis du er sikker på at firmaet eksporterede 40.000 kg træ sidste måned, er det altså en del bedre at skrive ovenstående sætning, end eksempelvis:

“Hvis jeg skulle give et overslag, vil jeg gætte på at Træ AS eksporterede ca. 40.000 kg træ sidste måned.”

Der er aldrig nogen god grund til at drage tvivl om emner du er sikker i.

Prøv GoEdit lige nu!

Tilmeld dig for at lave din første ordre på platformen for at gøre dine tekster perfekte

Tilmeld

Lyd som dig selv

En anden ting, som et unødvendigt kompliceret sprogbrug kan gøre, er at dække over dig som person. Der er mange mennesker der bruger en overflåd af fremmedord, fordi de tror det får dem til at fremstå mere intelligente eller veluddannede end de er. Dette er dog ofte temmelig gennemskueligt, og kan somme tider endda komme til at virke helt komisk.
Der er ikke nogen der dømmer dig, eller ikke tager dig seriøst, fordi du eksempelvis siger “årti” i stedet for “decennium”. Tværtimod er de fleste taknemmelige over at læse en forholdsvis ukompliceret tekst.

Dette er selvfølgelig ikke ensbetydende med at talesprog og slang skal være en del af din e-mail korrespondence. Man kan sagtens holde en professionel og formel tone uden at slå op i ordbogen. Skriv hellere en lidt mere kedelig, men tydelig sætning, end en farverig én, der ikke er til at forstå.

Næste kapitel

Videre