Download e-bogen

Vi sender e-bogen i PDF-format direkte til din email. Rigtig god læselyst!
Vi har straks sendt en email afsted til dig :-)
Noget gik galt. Prøv venligst igen.

Guide | E-bog - 7 tips til bedre e-mails

Kapitel 5: Overskuelighed og læsevenlighed

Næste kapitel →

Fremhæv vigtige pointer

I en travl hverdag er det dejligt, hvis du kan sende din modtager en mail, som vedkommende hurtigt kan gennemskue og reagere på uden alt for meget analyse eller gætværk. Det er en god idé at fremhæve de vigtigste elementer i din e-mailkorrespondance, så det er nemmere at orientere sig i. Det kan eventuelt gøres ved at fremhæve særlige sætninger med fed eller ved at understrege dem.

Hvis essensen af det, du gerne vil have din modtager til, er at give dig feedback på en konkret situation eller et specielt emne, kan du fx afslutte mailen med denne, fremhævede sætning:

"Jeg vil derfor supergerne have dine input til, om vi bør gøre XX eller i stedet vente til april."

Det kan også være, du skal skrive de vigtigste elementer i punktform eller skrive i korte afsnit med 3-5 sætninger ad gangen. En linjeafstand på halvanden eller dobbelt gør desuden e-mailen lettere at overskue, da den ikke fremstår lige så murstensagtig. Det er en god måde at gøre din kommunikation overskuelig og øge læsevenligheden på fremfor at sende én lang brødtekst. Generelt er det en god idé, hvis din e-mail er så hurtigt læst og forstået som muligt.

Opbyg din e-mail

Tænk altid over, i hvilken rækkefølge du opbygger din e-mails indhold. Hvad skal stå først, og hvad kan du med fordel skrive til sidst? Start altid med de vigtigste pointer og opsummér dem gerne til sidst, især hvis den e-mail, du har skrevet, har været kompleks eller lang.

Det kan være en god idé at have en forholdvis klar start, midte og slutning i din mail. Lav gerne en kladde eller et udkast, hvor du måske bare i punktform opsummerer, hvad du vil sige hvor. Eksempelvis:

Start

  • Emnefelt
  • Venlig introduktionshilsen
  • Indledning, hvor emnet introduceres

Midte

  • Det handler mere specifikt om dette
  • Pointe, du gerne vil have feedback på #1
  • Pointe, du gerne vil have feedback på #2
  • Vedhæftning af relevante filer, links el.lign.

Slutning

  • Opsummering
  • Venlig afsked

På denne måde kan du holde dig til de konkrete, essentielle pointer og forhåbentlig undgå at komme ud på et sidespor eller bevæge dig ud ad en tangent.

Husk at korrekturlæse

Det er vigtigt at gennemgå din e-mail for stave-, grammatik- og slåfejl. Det virker sjusket, hvis din modtager får sendt en mail, hvor "gjort" står stavet med "d", hvor man "lære" noget, eller hvor ordet "møde" bliver til "bøde". Læs derfor mailen igennem en gang eller to, før du sender den, og ret det, der springer dig i øjnene. På den måde undgår du også unødvendige misforståelser, som for eksempel kan opstå ved forkert skrevne ord.

Hvis du kommunikerer med en person, du kender godt, eller en kollega, er det måske ikke fatalt at lave sådan en fejl, men hvis det eksempelvis er en mulig kunde, du korresponderer med, er du virksomhedens ansigt udadtil, og det kan virke, som om din virksomhed ikke er særlig professionel. Selvom det kan virke fjollet, at fx en tømrervirksomhed skal fremstå som værende dårligere til sit fag, fordi virksomheden er kommet til at bytte rundt på "en" og "et" i en e-mail, så sender den måde, man formulerer sig på skriftligt, automatisk en masse signaler til modtageren. Det er derfor ærgerligt at komme til at præsentere sig selv mindre professionelt, bare fordi man glemte at gennemlæse sin mail en ekstra gang, inden man trykkede send.

Næste kapitel

Videre