Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 5 — Overskuelighed og læsevenlighed

Næste kapitel →

Fremhæv vigtige pointer

I en tavl hverdag er det dejligt, hvis du kan sende din modtager en mail, som de hurtigt kan gennemskue og reagere på, uden alt for meget analyse eller gætværk fra deres side. Det er en god idé, at fremhæve de vigtigste elementer i din e-mailkorrespondence så det er nemme at orientere sig i. Det kan eventuelt gøres, ved at fremhæve særlige sætninger med fed eller ved at understrege dem.

Hvis essensen af det, du gerne vil have din modtager til, er at give dig feedback på en konkret situation eller et specielt emne, kan du fx. afslutte mailen med denne, fremhævede, sætning:

“Jeg vil derfor super gerne have dine inputs på, om vi bør gøre XX eller i stedet vente til april.”

Det kan også være du skal skrive de vigtigste elementer i punktform, eller skrive i korte afsnit, med 3-5 sætninger ad gangen. En linjeafstand på halvanden eller dobbelt, gør desuden også e-mailen lettere overskuelig, da den ikke fremstår ligeså “murstens-agtig”. Det er en god måde at gøre din kommunikation overskuelig, og øge læsevenligheden på, fremfor at sende en lang brødtekst. Generelt er det en god idé, hvis din e-mail er så hurtigt læst og forstået, som muligt.

Opbyg din e-mail

Tænk altid over, i hvilken rækkefølge du opbygger din e-mails indhold. Hvad skal stå først, og hvad kan du med fordel skrive til sidst? Start altid med de vigtigste pointer, og opsummer dem gerne til sidst, især hvis den e-mail du har skrevet har været kompleks eller lang.

Det kan være en god idé at have en forholdvis klar “start”, “midte” og “slutning” i din mail. Lav gerne en kladde eller et udkast, hvor du måske bare i punktform opsummerer hvad du vil sige hvor, eksempelvis:

Start

  • Emnefelt
  • Venlig introduktion hilsen
  • Indledning hvor emnet introduceres

Midte

  • Det handler mere specifikt om dette
  • Pointe du gerne vil have feedback på #1
  • Pointe du gerne vil have feedback på #2
  • Vedhæftning af relevante filer, links el.lign.

Slutning

  • Opsummering
  • Venlig afsked

På denne måde kan du holde dig til de konkrete, essentielle pointer, og forhåbentligt undgå at komme ud på et sidespor eller bevæge dig ud af en tangent.

Husk at korrekturlæse

Det er vigtigt at gennemgå din e-mail for stave-, grammatik-, og slåfejl. Det virker sjusket, hvis din modtager får sendt en mail, hvor “gjort” står stavet med “d”, hvor man “lære” noget, eller hvor ordet “møde” bliver til “bøde”. Læs derfor mailen igennem en gang eller to før du sender den, og ret det, der springer dig i øjet. På den måde undgår du også unødvendige misforståelse, som for eksempel kan opstå ved forkert skrevne ord.

Hvis du kommunikerer med en person du kender godt, eller en kollega, er det måske ikke fatalt at lave sådan en fejl, men hvis det eksempelvis er en mulig kunde du korresponderer med, er du virksomhedens ansigt udad til, og det kan virke som om din virksomhed ikke er helt professionelle. Selvom det kan virke fjollet, at fx. en tømrervirksomhed skal fremstå som værende dårligere til deres fag, fordi de er kommet til at bytte rundt på “en” og “et” i en e-mail, så sender den måde du formulerer dig på skrift automatisk en masse signaler til din modtager. Det er derfor ærgeligt at komme til at præsentere sig selv mindre professionelt, bare fordi man glemte, at gennemlæse sin mail en ekstra gang inden man trykkede “send”.

Næste kapitel

Videre