Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 6 — Bevar professionalismen

Næste kapitel →

Hold følelserne udenfor

Med dette punkt menes der ikke, at man aldrig må udtrykke en følelse i kommunikationen med sin modtager. Det kan være fint eksempelvis at skrive:

“Jeg er ked af at høre at du ikke har tid til at deltage i kurset d. XX.”

Det er til gengæld et godt råd, at du holde dig fra at skrive e-mails, mens du er meget følelsesmæssigt påvirket. Din kommunikation kan hurtigt gå skævt, hvis du eksempelvis svarer på en henvisning i vrede. Somme tider vil den person du korrespondere med fremstå urimelig eller uhøflig, men forsøg altid at holde hovedet koldt og svare respektfuldt og konstruktivt.

Hvis du fx. er uheldig kan du modtaget en klage, hvor der står noget i retning af:

“Den service i tilbyder i jeres virksomhed er under al kritik! I må være en flok store idioter hele bundet, og jeg vil aldrig have noget at gøre med jer igen.”

Her kan man hurtigt blive provokeret, og have lyst til at svare defensivt, eller ligefrem selv blive uhøflig. I en sådan situation er det dog vigtigt at man slår koldt vand i blodet. Hvis du er ophidset, så vent en time med at svare, til du er faldet ned igen. Det er altid bedre at møde urimeligheder eller vrede med høflig forståelse. I stedet, prøv at forhold dig høfligt til essensen af det afsenderen har skrevet, og forsøge at genoprette en god tone. Et eksempel kunne være:

“Kære XX. Jeg er ked af at høre at du har haft en dårlig oplevelse med vores virksomhed. Hvis du har nogle foreslag til hvordan vi kan forbedre os, eller ønsker at uddybe din oplevelse er du velkommen til at henvende dig på XX. Med ønsket om en god dag, XX.”

Symboler og signaler

Det er en god idé at overveje de visuelle signaler du sender, når du sender en e-mail til din modtager. En del af det at fremstå professionel, er at e-mailen ser professionel ud. Tænk derfor over hvilken skrifttype du benytter dig af og hvilke farver og billeder du bruger. Vælg gerne så neutrale skrifttyper og farver som muligt. Skriver du en mail i Comic Sans og med grøn skrift, larmer disse valg simpelthen for meget til at dine pointer bliver hørt. Det kommer desuden hurtigt til at virke som om du ikke tager din modtager seriøst.

Som tidligere nævnt skal du ikke nødvendigvis være bange for at skrive en smiley når du korresponderer med folk, da det typisk bare giver din mail en venlig og mere afslappet tone. Det er dog en god idé at lade være med at begynde at sende sjove billeder, bevægelige ikoner el.lign. Det er eksempelvis fint at have en naturlig og venskabelig korrespondence med en medarbejder, men det er at foretække at ende sin mail med:

“Jeg håber du får en dejlig weekend”

frem for:

Prøv GoEdit lige nu!

Tilmeld dig for at lave din første ordre på platformen for at gøre dine tekster perfekte

Tilmeld

Vær hensynsfuld

Gå aldrig ud fra, at modtageren af din e-mail har de samme grænser som du selv. Pas derfor på med at sende en joke eller at blive for familiær i den måde du tiltaler dem på.
Jokes kan misforstås, og somme tider virke direkte provokerende eller grænseoverskridende for modtageren, hvis de ikke har den samme humor som du selv. Hvis du ikke kender den person du skriver til, så hold dig umiddelbart til den “kedelige” og sikre vej. Hellere have en “tør” mailkorrespondence end at ende med en diskussion eller sårede følelser.

Ligeledes gælder det i forhold til den jargon du skriver i. Lad hellere være med at sende en blinke- eller kyssesmiley til en kollega, kald dem hellere deres fulde navn, end et sjovt øgenavn el.lign. Det er nemt at komme til at træde nogen over tæerne, fordi man ikke deler samme jargon.

Det er også en god idé ikke at begynde at tale om privatliv eller stille personlige spørgsmål i din e-mail. Sætninger som:

“Synes du ikke også, at chefen for HR var dum at høre på ved sidste møde”

eller

“God bedring! Jeg havde selv en ordentlig omgang halsbetændelse forrige måned, det var virkelig træls!”

Hører hjemme når du taler med personer du kender godt eller taler med privat, ikke i dine officielle e-mail korrespondancer.

Næste kapitel

Videre