Download e-bogen

Vi sender e-bogen i PDF-format direkte til din email. Rigtig god læselyst!
Vi har straks sendt en email afsted til dig :-)
Noget gik galt. Prøv venligst igen.

Guide | E-bog - 7 tips til bedre e-mails

Kapitel 7: Hjælp din modtager

Næste kapitel →

Vedhæft vigtige filer

Forsøg at gøre det så nemt som muligt for dine modtagere at forstå og besvare dine mails. Gå ikke automatisk ud fra, at de ved, hvad du taler om, når du henkastet henviser til XX. Vedhæft dokumenter, filer eller screendumps, hvor den information, som modtagerne skal tage stilling til, er at finde. Send dem et link til det, du gerne vil have, de forholder sig til, eller sæt et billede ind, der kan forklare en kompleks pointe. Husk, at din modtager ikke har mulighed for at stille dig spørgsmål i "real-time", så forsøg derfor at eliminere evt. tvivl eller uklare formuleringer og illustrér meget gerne dine pointer.

Det er rart for din modtager, hvis denne fx skal tage stilling til et referat fra sidste uges møde, at du vedhæfter dette, selvom du ved, at modtageren selv har det liggende et sted i sit drev. Det viser modtageren, at du har respekt for hans/hendes tid, og det giver vedkommende mulighed for at bruge tiden på at svare indgående på det, du spørger om, fremfor at skulle kigge hele computeren igennem for at finde det omtalte referat.

Vær specifik

Hvis det er et specielt aspekt af referatet fra en konkret del af mødet, du gerne vil have feedback på, så skriv det endelig! Vær hellere for forklarende end for overordnet, når det kommer til, hvad du gerne vil have modtageren til. I stedet for at skrive:

"Vil du være venlig at give mig dine input ift. referatet af mødet d. XX,"

så skriv hellere:

"Vil du være venlig at give mig dine input, ift. hvordan du tror, man kan optimere XX med henblik på punkt 4 i vedhæftede referat af mødet d. XX."

Alle får demed det mest optimale ud af kommunikationen, hvis ingen skal gætte sig til, hvad der ønskes af dem.

Ligeledes hvis du vil fortælle din modtager, at de skal henvende sig til en specifik person eller et specifikt sted, skal du gerne vedhæfte alle de informationer, som modtageren skal bruge for at gøre dette. I stedet for eksempelvis at skrive:

"Hvis du opdager en fejl eller har en rettelse til den vedhæftede fil, bedes du kontakte regnskabsafdelingen,"

kan du skrive:

"Hvis du opdager en fejl eller har en rettelse til den vedhæftede fil, bedes du kontakte Bjarne Hansen fra regnskabsafdelingen, opgiv dit og virksomhedens navn og sig, at det drejer sig om filen XX. Du kan få fat på ham på tlf: XXXXXXXX eller mail XX@XX.com."

Næste kapitel

Videre