Guide | E-bog - Syv tips til bedre e-mails

Kap. 7 — Hjælp din modtager

Næste kapitel →

Vedhæft vigtige filer

Forsøg at gøre det nemmest muligt for din modtager at forstå og besvare dine mails. Gå ikke automatisk ud fra, at de ved hvad du taler om når du henkastet henviser til XX. Vedhæft dokumenter, filer eller screendumps, hvor den information som modtageren skal tage stilling til er at finde. Send dem et link til det du gerne vil have at de forholder sig til, eller sæt et billede ind, der kan forklare en kompleks pointe. Husk at din modtager ikke har mulighed for at stille dig sprøgsmål i “real-time”, og forsøg derfor at eliminere evt. tvivl eller uklare formuleringer, og illustrer meget gerne dine pointer.

Det er rart for din modtager, hvis de fx. skal tage stilling til et referat fra sidste uges møde, at du vedhæfter dette, selvom du ved at modtageren selv har det liggende et sted i sit drev. Det viser modtageren at du har respekt for deres tid, og det giver dem mulighed for at bruge tiden på at svare indgående på det du spørger dem om, frem for at skulle kigge hele deres computer igennem, for at finde det omtalte referat.

Vær specifik

Hvis det er et specielt aspekt af referatet fra en konkret del af mødet du gerne vil have, feedback på, så skriv det endelig! Vær hellere for forklarende end for overordnet når det kommer til hvad du gerne vil have modtageren til. I stedet for at skrive:

“Vil du være venlig at give mig dine inputs ift. Referatet af mødet d. XX”

Så skriv hellere:

“Vil du være venlig at give mig dine inputs ift. hvordan du tror man kan optimere XX, med henblik på punkt 4, i vedhæftede referat af mødet d. XX”

Alle får demed det mest optimale ud af kommunikationen, hvis ingen skal gætte sig frem til hvad der ønskes af dem.

Ligeledes, hvis du vil fortælle din modtager, at de skal henvende sig til en specifik person eller et specifikt sted, skal du gerne vedhæfte alle de informationer, som modtageren skal bruge for at gøre dette. I stedet for eksempelvis at skrive:

“Hvis du opdager en fejl eller har en rettelse til den vedhæftede fil, bedes du kontakte regnskabsafdelingen.”

Kan du skrive:

“Hvis du opdager en fejl eller har en rettelse til den vedhæftede fil, bedes du kontakte Bjarne Hansen, fra regnskabsafdelingen, opgiv dit og virksomhedens navn, og sig at det drejer sig om filen XX. Du kan få fat på ham på tlf: XXXXXXXX eller mail XX@XX.com.”

Næste kapitel

Videre