Effektivisér dine møder og få mere produktiv arbejdstid

Møder er en kæmpe tidsrøver i de fleste virksomheders dagligdag. De kan være givende og nødvendige, men alt for ofte resulterer de i spildtid og konfliktoptrapning. Vi giver dig her 5 gode tips til at effektivisere møderne på din arbejdsplads og dermed få mulighed for at bruge din tid på vigtigere og mere presserende arbejdsopgaver.

Er mødet nødvendigt?

Somme tider kommer man til at indkalde til møder mere af vane end af nødvendighed. Ethvert emne kan hurtigt virke stort og som noget, der bør diskuteres og gennemgås af alle. Alt for ofte er dette dog ikke strengt nødvendigt, og det ender bare i, at en masse mennesker ikke bruger deres tid optimalt. Tænk dig derfor om en ekstra gang, inden du indkalder til mødet. Du kan stille dig selv disse tre spørgsmål:

  1. Hvad håber jeg at få ud af mødet?
  2. Hvad kan den enkelte mødedeltager bidrage med?
  3. Hvad ville konsekvensen af ikke at holde mødet være?

Hvis svarene er noget lignende "det ved jeg ikke", "ikke noget, der kan ændre noget" og "ikke det store", bør du nok bare droppe mødet helt.

Tip: Overvej at erstatte det fysiske møde med et virtuelt. Der findes programmer som eksempelvis www.slack.com, der lader dig afholde møder online i en form for chatforum. Sådanne programmer kan være meget nyttige at benytte sig af, når du vil være effektiv og tidsbesparende.

Hvem skal med?

Lav en liste over de mennesker, du umiddelbart tænker, skal med til mødet, og læs den så igennem en ekstra gang og overvej ved hvert enkelt navn, om dennes tilstedeværelse nu også er strengt nødvendig. Jo flere mennesker, der er til stede, jo længere vil mødet typisk blive, hvis alle skal have noget at have sagt. Det er derfor en fordel kun at indkalde de personer, hvis tilstedeværelse er strengt nødvendig.

Tip: I stedet for at lade forslag være op til debat og samtale så forsøg at indføre håndsoprækning eller afstemninger. Det er naturligvis vigitigt at lytte til medarbejdernes meninger og pointer, men somme tider er det en god idé bare at lade flertallet bestemme og spare den ekstra taletid væk.

Forberedelse er key

Det lyder måske fjollet eller overflødigt, men at have øvet dig på forhånd i, hvad du skal sige, og hvordan mødet skal foregå, kan være alfa og omega, når vi taler om effektivitet. Enhver mødedeltager bør have modtaget en klar og tydelig dagsorden i rimelig tid inden mødet, så vedkommende har mulighed for at kigge på den og reflektere over punkterne på forhånd. Det er utroligt, så meget mere effektivt et møde kan være, når deltagerne allerede inden har haft mulighed for at sortere i deres tanker og prioritere, hvad der er værd at bringe op.

Tip: Vær så grundig og tydelig som muligt, når du skriver en dagsorden. Der skal helst ikke være for meget plads til, at modtagerne skal undre sig eller kunne tolke punkterne forkert - dette giver bare yderligere spildtid. 

Vælg en ordstyrer

Det er vigtigt, at der er en person til stede, hvis opgave er at facilitere mødet. Denne person skal kunne skære igennem, sætte grænser og have et overblik. Du bør ikke undervurdere, hvor vigtig en sådan ordstyrer er, da det kan være denne person, hele mødets struktur står og falder med. Det er meget nemt at ryge ud ad en tangent, når man diskuterer, men vil man holde en tidsplan, er det en god idé at få hjælp til at holde denne form for snak til et minimum.

Tip: Gør det klart i starten af mødet, hvem der har denne rolle, og at denne person har autoritet til at lukke diskussioner ned og skifte emne, når vedkommende synes, det er nødvendigt.

Lav en stram tidsplan og HOLD DEN!

Det kan lyde indlysende, men det er alligevel værd at nævne, at en stram og organiseret tidsplan er din bedste ven, når du skal holde et effektivt møde. Begynd og slut altid mødet til tiden, hvis nogen kommer for sent, kommer de for sent - lad være med at bruge tid på at vente på, at de dukker op. Tænk på mødet som en fastlagt tid, der er uden for din egen indflydelse, som eksempelvis en busplan, man må følge, hvis man skal fra a til b inden for en bestemt tidshorisont.

Tip: Skriv et antal minutter ud fra hvert punkt på dagsordenen og lad ordstyreren sørge for, at denne tid bliver overholdt. Tag måske endda tid på et stopur eller sæt en alarm på en telefon. Tidspresset er vigtigt - det tvinger deltagerne til at skære ind til benet af, hvad de synes, er vigtigt for emnet, og det sparer jer for at sidde tilbage med fem minutter til de sidste tre punkter, fordi I brugte 30 minutter på de første to.
Gå til e-bog