Prioritér dine opgaver med Eisenhower-modellen

Med en uhyre travl hverdag og et væld af opgaver er det som virksomhed vigtigt at vælge aktivt, hvad man bruger tiden på. Eisenhower-modellen hjælper dig og dine medarbejdere med at inddele arbejdsopgaverne efter prioritet.

"Det, der er vigtigt, haster sjældent, og det, der haster, er sjældent vigtigt."
Ordene kommer fra USA's 34. præsident, Dwight D. Eisenhower, og det er ham, modellen har fået sit navn efter. Modellen hjælper med at finde ud af, hvilke opgaver der skal prioriteres, og hvilke der skal helt ud. Den ene akse illustrerer, om opgaverne er vigtige, mens den anden illustrerer, om de haster. Der er dermed 4 forskellige kategorier, som du kan inddele opgaverne i.

Vigtigt & haster

Der kan være stor forskel på, om en opgave haster eller er vigtig. I det første felt i modellen har vi dog de opgaver, som er både vigtige, og som samtidig også haster. Kategorien bliver kaldt "Lav nu", og det er dermed opgaver, som du skal prioritere og lave med det samme. Denne type opgave kan fx være et vigtigt dokument, som du skal have sendt til din chef, eller en stor kontrakt, der skal sendes videre til en kunde. Lav disse opgaver med det samme, så får du de vigtigste og mest presserende opgaver ud af verden samme dag.

Tip: Brug en timer på hver opgave. Så ender du ikke med at bruge mere tid end højst nødvendigt.

Vigtigt, men haster ikke

I modellens andet felt har vi de opgaver, som er vigtige, men som ikke haster eller haster mindre end dem i kategorien ved siden af. Dette felt kalder vi "Planlæg". Udfordringen og tricket her er, at du skal planlægge opgaverne, før de bliver til opgaver, der pludselig haster. Planlæg, hvornår opgaverne skal laves inden for den nærmeste fremtid, og beslut, hvilke der skal laves først. På den måde får du overblik over alle arbejdsopgaver, og du undgår at blive stresset eller taget på sengen.

Tip: Planlæg løbende opgaverne og læg dem ind her, sådan så alle opgaver er organiseret.

Mindre vigtigt, men haster

Denne kategori er de opgaver, som ikke er supervigtige, men som til gengæld haster. Den kan måske få nogle til at undres, for hvorfor skal man lave opgaver, som ikke er vigtige? Det kan der være flere grunde til, blandt andet kan det være, at du får et opkald, hvor nogle beder dig om en tjeneste, der haster, men som ikke er vigtig for dig eller din virksomhed. Her kan du enten hurtigt forklare, hvordan personen selv løser opgaven, eller du kan sende den videre. Uddelegér opgaven og brug din tid på de vigtige opgaver.

Tip: Brug mindst tid ved hurtigt at tjekke op på opgaven ved hjælp af et telefonopkald eller en mail.

Mindre vigtigt & haster ikke

Den sidste kategori er på en måde modellens skraldespand. Det er her, de opgaver, som hverken er vigtige eller haster, ryger hen. Der er ingen grund til at bruge tiden på disse opgaver, så få dem ud af vejen. Det er opgaver, der spilder din tid, som hvis du fx surfer på internettet uden grund, kommer til at tjekke din telefon lidt for ofte eller bliver distraheret af diverse spilnotifikationer på din telefon. Ved at rydde disse opgaver eller overspringshandlinger af vejen, gør du plads til alt det vigtige.

Tip: Ryd ligegyldige opgaver af vejen, hvis de hverken er vigtige eller haster.

Flere tips til modellen:

  • Tænk altid over, hvilken opgave der er værd at lave først
  • Prøv ikke at have mere end 8 punkter under hver kategori. Se efterfølgende, om du kan få slettet en, før du tilføjer en ny
  • Pas på med at lade andre distrahere dig eller ændre dine prioriteringer. Der er en grund til, at du har opdelt dem, som du har gjort
  • Planlæg gerne aftenen før eller om morgenen, så du har en god plan for din arbejdsdag

Læs mere om Eisenhower-modellen her.

Gå til e-bog