Fremtiden er nu - mød den virtuelle assistent

Arbejdsmarkedet er under konstant udvikling, konkurrencen er stor virksomheder imellem, og alle forsøger at optimere deres tid. En af de mest populære og effektive værktøjer lige nu er den virtuelle assistent. Den har taget USA med storm og er i rivende hast ved at cementere sig som en uundværlig del af den effektive virksomhed. Vi giver dig her et overblik over de virtuelle assistenter. Hvad er det egentlig? Hvorfor er det blevet så populært? Og ikke mindst: Skal du bruge en?

1. Hvad er en virtuel assistent?

En virtuel assistent er kort sagt en person, der løser opgaver for din virksomhed udefra. Det er altså ikke nødvendigvis en, du har fastansat eller arbejder sammen med til daglig, men derimod én, du kan outsource opgaver til for at få dem lavet uden at behøve at involvere en af dine medarbejdere eller skabe en fast stilling.

Tip: Forsøg med en kort Google-søgning på ordene "virtuel assistent" eller det engelske "virtual assistant" og få et overblik over, hvor aktuelt et emne det egentlig er.

2. Hvad er fordelene ved en virtuel assistent?

En virtuel assistent kan være god at have, hvis du ønsker at spare tid og penge. Det er ofte mere effektivt at hyre en virtuel assistent til at løse konkrete opgaver end at skabe en stilling, hyre en medarbejder eller sætte en af dine eksisterende ansatte til at løse opgaven. De opgaver, som du eller dine medarbejdere ikke selv har tid til, kan nu løses hurtigt og digitalt. Virtuelle assistenter er altså effektive og tidsbesparende - du betaler ofte pr. opgave fremfor en timeløn, og det er derfor også en fleksibel måde at uddelegere dine opgaver på. Når du har travlt og skal have en masse opgaver løst, kan du sende en hel stak ind, og har du perioder, hvor du ikke har så meget brug for assistance, behøver du ikke bryde dit hoved med at finde på relevante arbejdsopgaver til din medarbejder.

Det er også en god måde at få løst de opgaver, du ikke selv føler, hører ind under dine stærke sider. Skal du eksempelvis i en periode sætte ekstra ind på din virksomheds PR, men har ikke selv så stor erfaring med emnet, er det måske en god idé at hyre en virtuel assistent, der arbejder med netop den slags opgaver. Desuden kan det være en god måde at give dig selv plads til at fokusere på det, der virkelig rykker inden for din virksomhed - lad være med at spilde tiden på distraherende fyldopgaver og sæt ind der, hvor du ser resultater og tjener penge!

Tip: Vær på forkant! De virtuelle assistenter har ikke helt overtaget Danmarks jobscene endnu, så lige nu er det perfekte tidspunkt at slå til på og være med til at stå forrest i forhold til at udnytte de mange muligheder.

3. Hvordan hyrer du en virtuel assistent?

De fleste virtuelle assistenter arbejder freelance og er derfor ofte til stede på diverse freelancesider på nettet eller virksomheder, der optræner virtuelle assistenter og matcher dem til arbejdsopgaver. Det kan dog være en fordel at søge en via et jobopslag. På den måde målretter du selv de kompetencer, du ønsker dig. Vær klar og tydelig omkring dine forventninger til din virtuelle assistent. Lav en liste over de opgaver, du gerne vil have outsourcet i prioriteret orden, og vær detaljeret i forhold til de ønsker, du måtte have til personen, du ansætter. Er dine største krav til din virtuelle assistent, at vedkommende skal være til rådighed hele døgnet, arbejde hurtigt eller være grundig og god til at bevare overblikket? Skriv det og giv eksempler på, hvad du mener. Det kunne eksempelvis være noget lignende:

Vores virksomhed søger en virtuel assistent til at håndtere vores sociale medier. Vi har en Facebook-profil, en Twitter og en blog, og vi ønsker, at alle disse tre skal opdateres dagligt med updates omkring vores arbejde og resultater. Du skal have mulighed for at holde dig opdateret i forhold til vores initiativer og aktiviteter, være til rådighed hver dag i tidsrummet 11-12 og have kompetencer inden for billed- og videoredigering. Det er desuden vigitigt, at du kan formulere dig skriftligt på engelsk, da vores Twitter-profil udelukkende er engelsksproget.

4. Virtuelle assistenter i udlandet

Virtuelle assistenter har i noget tid været aktuelle uden for Danmarks grænser. I USA har man både personer ansat som virtuelle assistenter og i stigende grad også kunstig intelligens. De fleste kender Apples Siri-funktion eller Amazons Alexa, der begge er robotter, man kan konversere med, få til at finde restauranter i nærheden, stille sin alarm, holde styr på sin kalender o.lign. De menneskelige assistenter er dog også i høj grad fremdrift. Flere og flere forsøger at udnytte dette nye marked.

Et lidt dagligdags eksempel på den form for effektivitet, som en virtuel assistent kan bringe til din hverdag, er Amazons initiativ omkring bestilling af mad, hvor man blot fortæller, hvad man ønsker, og så får det leveret til døren næste dag.

5. Arbejdsmarkedet flytter sig - følg med!

Du sidder måske tilbage efter at have læst denne artikel med en nagende tvivl. Er virtuelle assistenter virkelig noget, du vil eller bør satse på? Det er selvfølgelig noget, du må afgøre med dig selv, men faktum er, at det prekære arbejdsmarked i højere og højere grad er en realitet, og at vi derfor i højere og højere grad selv er ansvarlige for at skabe vores arbejdsopgaver og jobs. Virtuelle assistenter kan være en værdifuld strategi for at effektivisere din virksomhed og udnytte din og dine medarbejderes arbejdskraft bedst muligt. 

Tip: Dansk Magisterforening har skrevet meget om det prekære arbejdsmarked og udfordringerne og mulighederne, som dette giver fremtidens virksomheder. Hvis emnet "virtuelle assistenter" har fanget din interesse, eller du stadig ikke er sikker på, hvad fordelene eller udfordringerne omkring dem er, er det et godt sted at orientere sig.
Gå til e-bog