Sådan øger du din effektivitet – og sparer tid!

Synes du heller ikke, at der er nok timer i døgnet til at nå alt det, I gerne vil? Vi giver dig råd til, hvordan du og din virksomhed kan blive mere effektiv i hverdagen!

Hvad gør du, når du er ambitiøs, har masser af opgaver at tage dig til, men hverken har tid eller hænder nok til at nå det hele? Vi giver dig nogle tips til, hvordan du får mest muligt ud af din tid.

Automatisér, hvor du kan

Bruger dine medarbejdere meget tid på at besvare de samme spørgsmål igen og igen? Få lavet en FAQ til din virksomheds hjemmeside, hvor jeres kunder kan læse og få svar på de mest generelle spørgsmål. Når den først er lavet, er den til gavn for mange. Dine kunder kan hurtigt få svar på deres spørgsmål, og dine medarbejdere sparer enormt meget tid.

Tip: Sørg for, at jeres FAQ er overskuelig og nem at finde på jeres hjemmeside.

Brug templates

Ligesom din virksomhed ofte får stillet de samme spørgsmål, så skriver I nok også ofte mails, bestillinger eller andre tekster, der minder meget om hinanden både i struktur og indhold. Men I risikerer at bruge meget tid på at lave det samme stykke arbejde flere gange. Lav i stedet nogle basis templates, som I hurtigt kan benytte og udfylde, så du og dine medarbejdere ikke skal starte helt forfra hver eneste gang.

Tip: Der findes mange gratis templates rundtomkring på internettet. Brug dem evt. til en overordnet struktur og tilpas dem til jeres egen virksomhed.

Uddelegér arbejdet

Dine medarbejdere bruger måske alt for meget tid på de samme typer opgaver, såsom grammatik og tekstskrivning, for alligevel at opdage fejl i teksten, efter at den allerede er sendt videre. I har spildt dyrebar tid, og det giver samtidig et dårligt indtryk hos modtageren. Ved at uddelegere en del af opgaverne til virksomheder, der er specialiseret inden for områderne, er du sikker på altid at fremstå professionel, samtidig med at du sparer tid, som medarbejderne kan bruge på andre opgaver.

Tip: Få lavet en længere aftale med en virksomhed, så du automatisk får tekster skrevet og leveret, når det passer dig.

Sæt stramme tidsrammer

Hvis du ikke sætter tid af og prioriterer opgaverne i virksomheden, kan du risikere at sidde fast og køre rundt i den samme opgave i længere tid, end hvad der er godt. Vær i stedet ambitiøs og sæt en stram tidsramme for, hvornår opgaven skal være løst. Selv hvis medarbejderen ikke når det inden for den time, du fx har afsat, bliver opgaven sikkert langt hurtigere færdig, end den ellers ville være blevet.

Tip: Vær gerne ambitiøs og sæt opgavernes tidsramme og mål lidt højere, end du tror. Så når I stadig mere, end I ellers ville.

Overvej at droppe mødet

For mange virksomheder er det nødvendigt at holde mange møder, så man er sikker på, at kommunikationen spiller. Men har du overvejet, om alle jeres møder er lige nødvendige? Måske holder I lidt for mange af de samme statusmøder, som både tager tid og måske ikke fører til de mest effektive og gode beslutninger. Så måske skal I droppe, eller i hvert fald skære ned, på mængden af møder og i stedet finde online-apps og værktøjer, der hjælper med at kommunikere effektivt.

Tip: Overvej at udskifte nogle af møderne med tidsbesparende apps såsom Slack og andre virtuelle arbejdsrum, der gør det mere effektivt at kommunikere med kollegaer, kunder og samarbejdspartnere.

Find mere inspiration om effektivitet og tidsstyring her:

Gå til e-bog